Effiziente und sichere Lohndokumente bei der Universität Basel

Die Universität Basel stand vor der Herausforderung, den Lohnausweisversand für ausgetretene Mitarbeitende sowie für Honorarbeschäftigte effizienter zu gestalten.

Während aktive Mitarbeitende ihre Lohnausweise bereits digital über die Online Services beziehen konnten, wurden die Lohnausweise für ehemalige Mitarbeitende und Honorarkräfte noch auf Papier gedruckt und per Post versandt. Dieser Prozess verursachte nicht nur erheblichen Aufwand und Kosten, sondern führte auch bei internationalen Adressaten regelmässig zu Zustellungsproblemen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, suchte die Universität Basel nach einer sicheren und effizienten digitalen Lösung für den Lohnausweisversand. Die Entscheidung fiel auf die Implementierung eines verschlüsselten elektronischen Versands mittels smahrt-eDoc aus SAP über die Plattform von FTAPI.

Eingeführte Lösung

Für die ausgetretenen Mitarbeitenden und die Honorarkräfte wurde ein verschlüsselter elektronischer Versand der Lohnausweise eingeführt. Mittels smahrt-eDoc aus SAP und der Plattform FTAPI können die entsprechenden Empfänger nun ihren Lohnausweis sicher und bequem herunterladen. Diese Lösung ermöglicht einen vollständig digitalen Prozess und beseitigt die bisherigen Herausforderungen beim postalischen Versand.

Vorteile der Lösung

Reduktion des Aufwands: Der Verzicht auf Papierdruck und postalischen Versand führte zu einer Aufwandsminderung.
Nachhaltigkeit: Die digitale Zustellung spart Papier und Ressourcen.
Problemlose Zustellung an internationale Adressaten: Durch die digitale Lösung konnten die bisherigen Zustellungsprobleme bei ausländischen Adressen vollständig beseitigt werden.

Projektverlauf

Im Verlauf des Geschäftsjahres 2024 wurden verschiedene Lösungsmöglichkeiten geprüft. Der konkrete Auftrag zur Umsetzung der Lösung mittels smahrt-eDoc und FTAPI wurde im Q4/2024 freigegeben. Ziel war es, den verschlüsselten elektronischen Versand der Lohnausweise bereits im Februar 2025 durchzuführen. Das Projekt wurde nach dem bewährten iterativen Ansatz umgesetzt, der Workshops, die Umsetzung sowie eine Fit-Gap-Analyse direkt am System umfasste. Dank der klaren Projektvorgaben und der engen Zusammenarbeit konnte das Go-Live wie geplant erfolgen.

Kundenstatement

Die beiden nachfolgenden Statements stammen direkt aus dem Projektteam, wo uns Brigitte Ritter (SAP CC) Rede und Antwort stand:

Warum habt ihr euch für die smahrt entschieden?

"Ziel war, den verschlüsselten elektronischen Versand der Lohnausweise bereits im Februar 2025 durchzuführen. smahrt ist einer unserer 'Preferred Partner', mit dem wir schon länger erfolgreich zusammenarbeiten. Da wir wussten, dass smahrt ein entsprechendes Template zur Verfügung stellen kann und diese Lösung bereits bei anderen Kunden innerhalb kurzer Zeit eingeführt hat, fiel unsere Wahl auf smahrt."

Wie war die Zusammenarbeit?

"Die Zusammenarbeit mit smahrt war ausgezeichnet. Bei der Realisierung und beim Go-Live stand uns smahrt bei Rückfragen jederzeit zur Verfügung und reagierte prompt."

Ein erfolgreiches Projekt

Auch die smahrt bedankt sich bei der Uni Basel für das Vertrauen, die tolle Zusammenarbeit und natürlich bei unserem Softwarepartner FTAPI für die unkomplizierte und schnelle Umsetzung des Projekts.